Nehezen osztod be az idődet, feladataidat? – Ezek az appok segíthetnek.

produktivitas-projektmenedzsment

Az időgazdálkodás egy olyan dolog, amit mindig lehetne jobban, és hatékonyabban csinálni. De nem csak lehetne, hanem kell is, hiszen az idő a legdrágább dolog az életünkben: több sosem lesz belőle, csakis kevesebb.

Mivel az időgazdálkodás és a hatékony projektmenedzsment nekem is a szívügyem, ennek apropójából szedtem össze 3 applikációt (igazából jóval többet, lásd lent), amik segítenek neked beosztani az idődet a teendőit között.

Többféle, különböző bonyolultságú szoftverről lesz szó, így biztosan megtalálod a számodra megfelelőt, legyen szó akár komplett projektmenedzsmentről, vagy akár csak jegyzetelésről a mindennapi teendőidhez.

Rövid leírást, képeket, és példákat is találsz a cikkben.


 

Trello-logoTrello – projektmenedzsment applikáció

Ma a Trello az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment rendszer, ami bizony nem véletlen.

A segítségével átláthatóvá, és könnyen kezelhetővé tehetőek céges projektek, vállalkozói ügyek, de akár magánéleti teendők is.

Legnagyobb erőssége, hogy egyszerűen nyújt megoldást majdnem mindenre, amire az idő és projektmenedzsment kapcsán szükséged lehet.

Egy adott feladathoz időpontokat, képeket, fájlokat, vagy akár linkeket rendelhetsz, amikhez innentől kezdve egy könnyen átlátható struktúrán keresztül férhetsz hozzá.

Az app fő felülete gyakorlatilag egy whiteboard-ot utánoz le digitális formában.

Trello használata

Egy projekt struktúrája így néz ki, hierarchia szerint csökkenő sorrendben:

  • Csapat

Ha többen dolgoztok egy projekten, először létrehozhatsz egy csapatot, ami a rendszer legnagyobb szintű szervezeti egysége lesz. Embereket adhatsz hozzá, akik aztán beállításoktól függően láthatják és módosíthatják a további modulokat.

Ha egyedül dolgozol egy feladaton, vagy csak a saját teendőid rendszerezésére használnád az appot, nem szükséges csapatot létrehoznod.

Az alábbi képen láthatod az alkalmazás főoldalát, ahol a csapatok, és az alájuk tartozó táblák/projektek vannak (ez az asztali verzió, de a mobilappon is hasonlóan néz ki).

Trello-fooldal
Trello webes nézet – táblák
  • Táblák

A táblák közvetlenül a csapatok alatt helyezkednek el a hierarchiában, gyakorlatilag ezek lesznek maguk a projektek. Ha nem hozol létre csapatot, ez lesz a legnagyobb szintű egységed az applikációban.

A fenti képen például a “Család” csapat alá a “Nyaralás” és “Otthoni teendők” táblák tartoznak.

  • Listák

Listaként hozod létre a munkafolyamatokat, feladatcsoportokat. Gyakorlatilag a projektet bontod le a komponenseire. Bármennyi listát létrehozhatsz egy projekten belül.

Szokás a listákat folyamatfázis szerint létrehozni (persze nem kötelező, teljesen más módon is használhatod a projektmenedzsment appot). Az alábbi példában az “Otthoni teendők” projekt alá tartozó listákat láthatod, melyek a következőek:

  • Tervben van
  • Információ gyűjtés
  • Elkezdve
  • Befejezve
Trello-listak
Trello webes nézet – listák
  • Kártyák

Egy kártya jelent egy adott feladatot. Egy listán belül bármennyi kártyát létrehozhatsz.

Minden kártyához írhatsz hozzászólásokat, adhatsz hozzá színes címkéket, képeket rendelhetsz hozzá, és így tovább.

Például a kártyák a “Tervben van” listához:

  • Fürdőszoba felújítás
  • Új szőnyeg
  • Nappali festés

Tegyük fel, hogy elkezdtél utána nézni a szőnyegeknek, hogy milyen áron árulják őket, mekkora méretre van szükséged, stb. Ekkor könnyedén áthúzhatod ezt a kártyát az “Információ gyűjtés” listába.

Trello-listak-2
Trello webes nézet – kártya áthúzás

Egy kártya így néz ki, ha rákattintasz:

Trello-kartya
Trello kártya

Még pár hasznos tulajdonsága a Trellonak, a teljesség igénye nélkül:

  • Egy-egy kártyához specifikus embereket rendelhetsz, így egyértelműsítve, hogy az kinek a feladata
  • A feladatokhoz linkelhetsz képeket, fájlokat (akár ügyfél számlákat), írhatsz hozzászólásokat
  • Egyszerűen visszakövethető, hogy ki, mikor és mit módosított
  • Rengeteg plusz plugin érhető el (“Power-Up“-oknak hívják ezeket a Trelloban), amik segítségével kibővítheted az alkalmazás képességeit.
    Például naptárban jelenítheted meg a határidővel rendelkező feladatokat, vagy külső eszközt is integrálhatsz így, mint például a Google Drive, Skyscanner, vagy MailChimp. A Harvest nevű kiegészítővel pedig mérheted az egy feladatra elhasznált idődet
Trello-naptar
Trello naptár

Trello előnyök

  • Egyszerű, ám hatékony és átlátható a strukturálása a projekteknek (Kanban módszer)
  • Az ingyenes verzió is bőven elég saját projektekhez, vagy teendők követéséhez
  • Sokoldalúan használható

Trello hátrányok

  • A naptár nem jelenít meg pontos időpontot, nincs napi bontás
  • Az ingyenes verzióban egy feladathoz egyszerre csak egy Power-Upot társíthatunk, így ha használjuk a naptárt, máris előttük az összes lehetőséget
  • Az ismétlődő feladatokhoz (pl: minden Kedden 18:00 edzés, vagy minden Hétfő 8:00 meeting), plusz Power-Up telepítése szükséges. Az előbb említett hátrány miatt ezt csak a fizetős verzióval fogjuk tudni használni teljes körűen

Trello ár

A fizetős verzió ha egy évre rendeled meg, 2700 Ft-ba (10 USD) kerül havonta,
amennyiben pedig havi fizetést vennél igénybe, 3430 Ft-ot (12,5 USD) kell kifizetned érte.

Ha kíváncsi vagy mivel tud többet a havidíjas verzió, mint az ingyenes, kattints ide: Trello Business Class leírás.

Trello alternatívák, hasonló appok

  • Asana
  • Jira
  • Paymo
  • Wrike
  • AirTable
  • WorkZone

Any.do-logoAny.do – feladatlista emlékeztetővel

Az Any.do már egy jóval egyszerűbb rendszert kínál a feladataink menedzselésére, legalábbis a Trellohoz képest.

Akár egy nagyon fejlett jegyzet appnak, akár egy egyszerűbb projektmenedzsment applikációnak hívod, mindenképpen igazad lesz, és növelheted vele a produktivitásodat.

Any.do használata

Jelen esetben a listák (My Lists) fogják jelenteni a projekteket, vagy ha úgy tetszik kategóriákat, és alatta találhatod magukat a feladatokat.

Az asztali webes verzióban okosan megoldva egyszerre látod az összes feladatot bal oldalt, jobb oldalt pedig mindig egy adott kijelölt feladathoz tartozó kártyát.

Any.do_feladatok
Any.do – webes alkalmazás

Egy feladathoz részfeladatok is tartozhatnak, megjegyzések, vagy akár mellékletek.

Nagyon hasznos funkció még az emlékeztető, ami segítségével sokkal nehezebben fogunk elfeledkezni egy telefonhívásról, befizetésről, vagy gyógyszer bevételéről.

Any.do_emlekezteto_mobil
Any.do mobil app – emlékeztető hozzáadása

Ha egy teendővel kész vagyunk, elég jobbra húznunk és az alkalmazás egyből késznek titulálja és áthúzza a címét.

Any.do előnyök

  • Praktikus elrendezés – a webes alkalmazásban egyszerre látsz minden fontos infót egy oldalon, de az app is magától értetődő, könnyű a használata
  • Az ingyenes verzió is bőven elég a saját feladataink rendszerezésére
  • A fizetős verzióban egy különleges lehetőség a lokáció szerinti emlékeztető: akkor szól, ha megérkeztél az adott helyre

Any.do hátrányok

  • Nem túl praktikus a naptár nézet, illetve mivel nincs saját naptárja, a telefonéval integrálható csak. Így a gépen nem is tudod elérni ezt a funkciót
  • Az ismétlődő teendők ismét csak a fizetős verzióban kezelhetőek rendesen
  • Többen dolgozni a listákon csak a fizetős verzióban lehet (a Trelloban ezt megtehetjük már az ingyenes verzióban is)

Any.do ár

A prémium szolgáltatás, ha éves kifizetést kérünk, 820 Ft-ba (2,99 USD) kerül egy hónapra lebontva, míg havi kifizetés esetén 1095 Ft-ba (3,99 USD). Ha kíváncsi vagy, mit tud még a prémium verzió, kattints ide: Any.do prémium leírás.

Any.do alternatívák, hasonló appok

  • Todoist
  • Wunderlist
  • MS To-Do

Evernote-logoEvernote – a felturbózott jegyzet alkalmazás

A három felsorolt időgazdálkodást segítő szoftverből az Evernote nevezhető a legegyszerűbbnek, gyakorlatilag egy felturbózott jegyzet appnak nevezhető. De még így is bőven túlszárnyal egy sima jegyzettömböt vagy papírfecnit, és rengeteg szituációhoz hasznos lehet.

Evernote használata

Jelen esetben a notebookok fogják jelenteni a kategóriáidat, amik alatt a jegyzeteidet tárolhatod.

Evernote-notebook
Evernote webes alkalmazás – notebook lista

Ezek a jegyzetek alapjáraton roppant egyszerűek, de jó pár plusz lehetőséget is kínál az applikáció:

egy saját szövegszerkesztőt kapunk, amivel könnyedén hozhatunk létre listákat, táblázatokat, de használhatjuk az előre létrehozott template-eket, mintákat is, mint azt például az alábbi képen is láthatod, ahol egy táblázatot húztam be template-ből.

Evernote-jegyzet
Evernote webes alkalmazás – jegyzetek

Itt is van lehetőséged embereket meghívni a jegyzeteid szerkesztésére, illetve tageket megadni a későbbi könnyebb keresés érdekében.

A fent említettekkel körülbelül ki is maxoltuk az asztali webes alkalmazás tudását, ám az Evernote mobil applikációja ennél jóval többet is tartogat a számunkra.

Ott már van lehetőségünk időpontokat is rendelni a feladatokhoz (tehát egy találkozót könnyedén és egyszerűen eltárolhatunk), vagy ami különösen kiemeli az Evernote-ot a sima jegyzet appok közül, hogy könnyedén készíthetünk jegyzeteket nem szöveges formában is.

Tudsz lőni egy képet az alkalmazáson keresztül, és azonnal el is tárolhatod jegyzetként, de ugyan így akár hangelvételt is készíthetsz.

Evernote-mobil
Evernote mobil applikáció

A fenti képen látható kategóriák akkor jelennek meg, ha a “+” gomba kattintunk a jobb alsó sarokban.

Evernote előnyök

  • Villámgyors egy új jegyzet készítése
  • Alapvető felhasználásra az ingyenes verzió is bőven elegendő (2 eszközig szinkronizál, 60 MB tárhely limit havonta)

Evernote hátrányok

  • Zavaró, hogy bizonyos funkciók csak a mobil appon keresztül érhetőek el (pl. határidő beállítása)
  • Nem túl ötletes az alkalmazás kialakítása, ez is főleg mobilon zavaró. Persze ne felejtsük el, hogy ez tényleg csak egy jegyzet alkalmazás

Evernote ár

Ha kevésnek bizonyulna az ingyenes verzió, a Premium kerül 1570 Ft-ba (5 EUR) havonta, míg a Business 3660 Ft-ba (11,67 EUR). Mindkét ár éves kifizetésre vonatkozik. Ha kíváncsi vagy, mi a különbség az előfizetések között, kattints ide: Evernote csomagok.

Evernote alternatívák, hasonló appok

  • Google Keep
  • Simplenote
  • Zenkit
  • Notezilla

Konklúzió

Biztos vagyok benne, hogy a fent felsorolt produktivitást segítő appok neked is a segítségedre lesznek, bármelyiket is válaszd. Azt tartsd szem előtt, hogy kell pár nap amíg megszokod a használatukat, így ne tántorodj el a legelején.

Én a munkával kapcsolatos ügyeket a Trelloban intézem, míg a mindennapos teendőkre az Any.Do-t használom. A jövőben ez lehet leszűkül a Trellora, hiszen a sokoldalúsága lehetővé teszi, és így egy helyen tárolhatok mindent.

Kapcsolódó cikkek: 

Ne csak a hétköznapi teendőiden spórolj időt, hanem termékek és szolgáltatások kiválasztásán is, hiszen rengeteg idő mehet el a keresgéléssel! Ebben nyújtanak neked segítséget a melyiketvalasszam.hu toplistái és útmutatói.

borítókép: pexels